Yhteystiedot ajan tasalle ennen kevään yhtiökokousta

Jotta yhtiökokouskutsu varmasti saavuttaa asunnon omistajan, kannattaa varmistaa, että osakkaan yhteystiedot ovat ajan tasalla. Erityistä huomiota yhteystietojen päivittämiseen on kiinnitettävä silloin, jos asunnon omistuksessa on tapahtunut vuoden aikana muutoksia esimerkiksi osakkaan kuoleman tai asunnon myynnin myötä, tai jos sähköpostiosoite on muuttunut.

Jos huoneiston omistaja vaihtuu asuntokaupan myötä ennen yhtiökokousta, ostajan kannattaa pyytää myyjältä kirjallinen, yhtiökokousta varten tehty valtakirja. Uuden omistajan kirjaaminen Maanmittauslaitoksen rekisteriin voi kestää kuukausia, jolloin omistaja voi joutua osoittamaan valtakirjalla sen, että on oikeutettu edustamaan kyseistä huoneistoa yhtiökokouksessa. Jos valtakirjan saaminen asunnon myyjältä ei syystä tai toisesta ole mahdollista, Maanmittauslaitosta voi pyytää käsittelemään omistuksen rekisteröinnin kiireellisenä.

Sähköpostiosoitteen ja postiosoitteen päivittäminen

Muiden kuin kuolinpesien ei yleensä tarvitse ilmoittaa yhteystietojensa muutoksista, jos yhteystiedot eivät poikkea Väestötietojärjestelmään ilmoitetuista yhteystiedoista. Poikkeuksena tähän ovat sähköpostiosoitteet, joiden muutokset eivät päivity huoneistotietojärjestelmään ilman erillistä ilmoitusta. Sähköpostiosoitteensa voi päivittää Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella tästä

”Yhä useampi osakas haluaa kokouskutsut sähköpostitse, ja se onkin monin tavoin hyvä kutsutapa. Sähköpostitse lähetetyt kutsut säästävät yhtiön kuluja ja ne myös saapuvat osakkaille huomattavasti nopeammin kuin postitse lähetetyt kutsut”, Kiinteistöliiton johtava lakiasiantuntija Virpi Hienonen toteaa.

Voit ilmoittaa tai päivittää sähköpostiosoitteesi, sekä varmistaa, että postiosoitteesi on kytketty väestörekisterin tietoihin tai ilmoittaa poikkeava postitusosoite alla olevasta linkistä. Jos samalla huoneistolla on useita osakkaita, tulee ilmoitus tehdä jokaiselle erikseen.

Omistajan yhteystietojen päivittämislomakkeeseen pääset tästä 

Kuolinpesän yhteystiedot ilmoitettava itse

Huoneiston perivän omaisen pitää nykyisin ilmoittaa kuolinpesän edustajan yhteystiedot Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Vain tällä tavalla voi varmistaa, että yhtiökokouskutsu ja esimerkiksi vastikelaskut löytävät perille. Taloyhtiö käyttää yhtiökokouskutsujen lähettämisessä Maanmittauslaitoksen ylläpitämiä yhteystietoja. Lue lisää ja löydä tarvittavat lomakkeet tästä

Jos jakamattoman kuolinpesän edustaja haluaa äänestää yhtiökokouksessa, tulee kuolinpesän rekisteröidä kuolinpesän osakkaat, kun osakekirja on sähköisessä muodossa. Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelu auttaa tarvittaessa. Tämän lisäksi kuolinpesän edustaja tarvitsee valtakirjan jokaiselta kuolinpesän osakkaalta.

Usein kysyttyä

Mistä näen omistukseni ja mikä sähköpostiosoite ja postiosoite on tällä hetkellä tallennettuna Maanmittauslaitoksen rekisteriin? 

• Kirjautumalla Freddiksen/taloyhtiön nettisivuille näet sekä Maanmittauslaitoksen ja Freddiksen järjestelmässä olevat yhteystietosi 
• Kirjautumalla Maanmittauslaitoksen nettisivuille kohdasta "Asiointipalvelut henkilöasiakkaille" näet kaikki omistukseksi. Voimassa oleva postosoite ja sähköpostisoite näkyy alakohdasta Yhteystiedot taloyhtiölle.

Mistä saan tietää yhtiökokouksen ajankohdan? 

Yhtiökokouskutsu lähetetään Maanmittauslaitoksen yhteystietorekisterin perusteella viimeistään 14 päivää ennen kokousta. Ennen sitä kannattaa seurata taloyhtiön nettisivuja - pyrimme lisäämään tiedon tulevan yhtiökokouksen alustavasta päivämäärästä ja paikasta kun siitä on päätetty hallituksessa.

Lisätietoa löydät Freddiksen nettisivuilta

Osakasoikeuksista määrätään asunto-osakeyhtiölaissa 1599/2009, 2 luku 2§ Osakasoikeuksien käyttäminen: "Osakkeen saajalla on oikeus käyttää osakkeenomistajalle yhtiössä kuuluvia oikeuksia vasta, kun hänet on merkitty 12 §:n 1 momentissa tarkoitettuun osakeluetteloon tai huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin."

Tämä tiedote perustuu osittain Kiinteistöliiton laatimaan tiedotteeseen 2/2025.